Eine Akte ist eine zusammengehörende Einheit von Dokumenten zur Erledigung von Verwaltungsaufgaben. Im Unterschied zur Urkunde wird in der Akte nicht allein das Ergebnis einer Handlung festgehalten (z. B. eine Baugenehmigung), sondern der Verwaltungsweg bis zur Erteilung einer Genehmigung, also z. B. der Antrag der Bauherren, die Überprüfung durch die zuständige Behörde, Vermerke über Telefongespräche usw.

 

Die meisten Archive haben eine eigene Benutzungsordnung, in der die Benutzung von Archivgut festgelegt ist. Sie regelt die Voraussetzungen und den Ablauf einer Benutzung sowie die Rechte und Pflichten von Benutzern.

Die Rechte von Benutzern beziehen sich darauf, Archivalien benutzen zu dürfen. Zu ihren Pflichten gehört es, die Archivalien sorgfältig zu behandeln. Archivalien dürfen niemals beschriftet oder als Schreibunterlage benutzt werden. Die Reihenfolge der einzelnen Blätter in Archivalien darf nicht verändert werden. Häufig ist vorgeschrieben, dass der Benutzer Notizen aus den Akten nur mit Bleistift machen darf. Füller und Kugelschreiber für Abschriften sind nicht erlaubt. Selbstverständlich sind Essen, Trinken, Rauchen und laute Unterhaltung im Benutzersaal ebenfalls nicht zulässig.

 

Bei personenbezogenem Schriftgut handelt es sich um Unterlagen, die ihrer Funktion nach (z. B. Personalakten) oder ihrem wesentlichen Inhalt nach einen überwiegenden Personenbezug aufweisen (z. B. Sozialhilfeakten, Prozessakten). Diese Unterlagen unterliegen verlängerten Schutzfristen. So ist im Archivgesetz von Nordrhein-Westfalen geregelt, dass solches Schriftgut erst zehn Jahre nach dem Tod einer Person bzw. 90 Jahre nach ihrer Geburt eingesehen werden darf.

 

Neben dem "Geschichtswettbewerb um den Preis des Bundespräsidenten ist das Schreiben einer Facharbeit der wichtigste Anlass, der Schülerinnen und Schüler in ein Archiv führt oder zu Oral-history veranlasst. Eine Facharbeit ist eine Hausarbeit, die in der Jahrgangsstufe 12 in einem Schulfach nach Wahl geschrieben wird. Im Fach Geschichte ist sie oft mit der Bearbeitung eines regional- oder lokalgeschichtlichen Themas verbunden. Um sich bei der Auswahl eines geeigneten Themas beraten zu lassen oder um sich zu informieren, ob und welche Quellen zu dem gewählten Thema vorhanden sind, suchen Schülerinnen und Schüler häufig ein Archiv auf.

Ein ausführliches Infoheft, das dir bei der Abfassung der Arbeit helfen kann, findest du  hier.

 

Unter Laufzeit wird der Zeitraum zwischen dem ersten und letzten Datum in einem Archivale verstanden. Die Angabe erfolgt in der Regel in Jahren (z. B. 1953-1959).

 

Magazin heißt der Ort, wo die Archivalien aufbewahrt werden. Dieser Bereich ist für die Archivbenutzer nicht zugänglich. Er ist i. d. R. gegen Einbruch, Feuer und Wasserschäden gesichert.

 

Pertinenz kommt von dem lateinischen Wort "pertinere" und bedeutet "betreffen". Die Unterlagen werden nach sachlichen, regionalen oder personellen Zusammenhängen (Betreffen) geordnet. Die Herkunft spielt dabei keine Rolle. Dieses Prinzip erfordert ein Ordnungssystem nach Schlagworten, das sich der Archivar selbst ausdenken muss.

 

Unter Sammlungen versteht man Zeitungen, Fotos, Plakate, Karten (Landkarten, Postkarten usw.) und Druckschriften (Broschüren, Jubiläumsschriften u.a.). Sie werden im Archiv nach inhaltlichen Kriterien zusammengestellt. Art und Umfang der Sammlungen sind in jedem Archiv unterschiedlich.

 

Eine Urkunde enthält einen schriftlich festgehaltenen Rechtsakt unter Einhaltung bestimmter formaler Merkmale. Die Urkunde spricht für sich allein. Es gibt sie seit der Spätantike, und sie wurde meist auf Pergament abgefasst. Auch heute noch werden Rechtsgeschäfte urkundlich geregelt. Die Inhalte haben verbindliche Rechtsgültigkeit. Und selbst sehr alte Urkunden aus dem Archiv werden manchmal vor Gericht als Beweismittel herangezogen.